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Top Free Tech Tools You Should Be Using

The Internet is a fantastic resource that can make your life much easier – or much more complicated if you don’t know what you’re doing.  Whether you run a business, organization or educational institution, your time is valuable, so why waste it on tasks a computer can do for you?  We feel the same way, so that’s why we’ve compiled a list of the best free tech tools you should already be using to stay productive online.  Desplázate hacia abajo para leer esta entrada en español.

1. Social Media Management with Buffer

So much of online publicity depends on an ever-growing list of social media platforms, and it would take ages to design custom posts for each site.  So what if you didn’t have to?  Enter Buffer, a platform that allows you to quickly schedule social media content that will then be sent out to all of your accounts at the same time!  All you need is some text and a few images to get started.

2. Task Automation with Zapier

If you hate doing repetitive, mundane tasks, the great news is that computers love that stuff!  Zapier allows you to automate thousands of common tasks you might do online, like saving certain email attachments to your Google Drive or copying new subscribers into a spreadsheet.  Create your first “Zap” in a few minutes by dragging together the different apps and actions you want to use.

3. Digital Signatures with DocuSign

Less paper in the workplace is always a good idea, both for the planet and your sanity.  Next time you need to sign an official document, use DocuSign to slap on your digital signature in one click.  No more printing, scanning and emailing endless paper files!

4. Email Marketing with Mailchimp

Most organizations use email as a primary way to contact their subscribers, but few make full use of it.  Mailchimp allows you to design and automate email campaigns, newsletters, and welcome messages and track their effectiveness.  You can even send customized emails based on certain subscriber information, and see who opens and interacts with your messages.

5. Simple Surveys with SurveyMonkey

Surveys are a powerful way to collect data from your users or employees, and with SurveyMonkey the process is incredibly simple.  All you have to do is drag together the question styles that you want, enter your text, and send it off.  Surveys can be embedded in websites, and there are numerous ways to analyze your results.

6. Document Storage with Google Drive

If you are still using Microsoft Word, PowerPoint, or Excel, get a move on and switch over to Google Drive already!  Besides the amazing capabilities to access your work from anywhere in the world and collaborate in real time with your coworkers, you can use features like “Explore” in Google Slides to automatically generate amazing presentations.  What you may not know about everyone’s favorite storage platform is that there are numerous free extensions you can install to check your grammar, build flowcharts, edit images, and much more.

7. Time Tracking with Clockify

More and more businesses are embracing the idea of remote work, where employees can complete tasks from home or on the road through their computers.  But how can you track these remote working hours?  Clockify has the solution, with an online timer you can run as you work on different projects, and share your hours with your boss.  It’s time to take a work holiday!

8. Conversation Management with Slack

As your team expands, so do the endless email chains of questions and to-do lists.  Save everyone a lot of headaches by using Slack, a powerful team workspace where you can organize conversations into channels and categories, and create chats for specific topics.  There are also many ways to easily integrate email and calendar apps.

9. Smart To-Do Lists with Trello

Have you ever wished you could combine all of your to-do lists in one place and share them with your team?  Look no further with Trello, a fun and organized way to create itemized lists and assign them to different team members.  You can even sort tasks into categories such as To Do, Doing and Done.

10. Graphic Design with Canva

We’ve all seen those sleek advertisements and posters that big businesses seem to churn out, but what could be their secret?  The answer is graphic design software like Canva.  Simply search for a format like a flyer or Facebook post, and pop in some images and text to create your very own professional content.

11. Stock Photos with Pexels

Speaking of photos, you’re going to need some high quality images to make your posts look truly professional.  Instead of hiring a studio, you can find stock photos for free on Pexels, a massive database of beautiful visual content.  Search photos by keywords like “music” or “marketing”, and prepare to be amazed.  Just be sure to give credit to the photographer if requested to do so.

12. Color Palettes with Coolors

Not all of us were born with artistic abilities, let alone an innate understanding of color theory.  Next time you need to select a color scheme for a website, poster, or social media post, head over to Coolors to browse an infinite number of scientifically pleasing color combinations.  Just press the spacebar to flip through palettes, click on favorite shades to lock them, or even pull colors from an image.  Then you can use the hex codes provided to import your combinations into the design software of your choice.

We hope these tools will make your work much easier, so you and your team can focus on the things that matter.  What are your favorite ways to use technology to simplify your life?  Let us know if we missed any helpful tools, and stay productive!


Las mejores apps para hacer tu trabajo más fácil

El Internet es un recurso fantástico que puede hacer tu vida mucho más fácil – o mucho más complicado si no sabes lo que estás haciendo.  Ya sea que dirijas una empresa, organización o institución educativa, tu tiempo es valioso, así que ¿por qué desperdiciarlo en tareas que una computadora puede hacer por ti?  Nos sentimos de la misma manera, por lo que hemos compilado una lista de las mejores herramientas tecnológicas gratuitas que ya deberías usar para mantenerte productivo en línea.

1. Gestión de redes sociales con Buffer

Una gran parte de la publicidad en línea depende de una lista cada vez mayor de plataformas de redes sociales, y tomaría mucho tiempo diseñar publicaciones personalizadas para cada sitio.  ¿Qué tal si no tuvieras que hacerlo?  Ahora hay Buffer, ¡una plataforma que te permite programar rápidamente contenido de redes sociales que luego será enviado a todas tus cuentas al mismo tiempo!  Todo lo que necesitas es un poco de texto y algunas imágenes para empezar.

2. Automatización de tareas con Zapier

Si odias hacer tareas repetitivas y mundanas, ¡la gran noticia para ti es que a las computadoras les encantan esas cosas!  Zapier te permite automatizar miles de tareas comunes que podrías hacer en línea, como guardar ciertos archivos de correo electrónico en tu Google Drive o copiar nuevos suscriptores en una hoja de cálculo.  Crea tu primer “Zap” en pocos minutos arrastrando juntos las diferentes aplicaciones y acciones que quieres usar.

3. Firmas digitales con  DocuSign

Menos papel en la oficina siempre es una buena idea, tanto para el planeta como para su cordura.  La próxima vez que necesites firmar un documento oficial, utiliza DocuSign para usar tu firma digital con sólo un clic.  ¡Despídete de imprimir, escanear y enviar por correo electrónico archivos de papel sin fin!

4. Promociones por correo electrónico con Mailchimp

El correo electrónico es una forma común para que la mayoría de las organizaciones lleguen a sus subscriptores, pero pocos lo usan correctamente.  Mailchimp te permite diseñar y automatizar campañas de correo electrónico, boletines informativos y mensajes de bienvenida y realizar un seguimiento de su eficacia.  También puedes enviar correos electrónicos personalizados en función de cierta información del suscriptor, y ver quién abre e interactúa con tus mensajes.

5. Encuestas simples con SurveyMonkey

Las encuestas son una forma eficaz de recopilar datos de tus usuarios o empleados, y con SurveyMonkey el proceso es increíblemente simple.  Todo lo que tienes que hacer es arrastrar juntos los estilos de pregunta que quieras, introducir tu texto y enviarlo.  Las encuestas se pueden incorporar en tus páginas web, y hay muchas maneras de analizar tus resultados.

6. Almacenamiento de documentos con Google Drive

Si todavía está utilizando Microsoft Word, PowerPoint o Excel, cambia a Google Drive ya!  Además de las increíbles capacidades para acceder a tu trabajo desde cualquier parte del mundo y colaborar en tiempo real con tus compañeros, puedes usar funciones como “Explorar” en Google Slides para generar automáticamente presentaciones increíbles. Lo que puede que no sepas acerca de la plataforma de almacenamiento favorita de todos es que hay numerosas extensiones gratuitas que puedes instalar para comprobar tu gramática, construir diagramas de flujo, editar imágenes y mucho más.

7. Seguimiento de tiempo con Clockify

Cada vez más empresas están adoptando la idea del trabajo a distancia, donde los empleados pueden completar tareas desde casa o mientras viajan a través de sus computadoras.  Pero, ¿cómo puedes rastrear estas horas de trabajo remotas?  Clockify tiene la solución, con un temporizador en línea que puedes ejecutar mientras trabajas en diferentes proyectos, y compartir tus horas con tu jefe.  ¡Es la hora de tomar unas vacaciones de trabajo!

8. Gestión de conversaciones con Slack

A medida que tu equipo se expande, también lo hacen las interminables cadenas de correo electrónico de preguntas y listas de tareas pendientes.  Guarda a todos una gran cantidad de dolores con Slack, un útil espacio de equipo donde puedes organizar conversaciones en canales y categorías, y crear chats para temas específicos.  También hay muchas maneras de integrar fácilmente aplicaciones de correo electrónico y calendario.

9. Listas de tareas fáciles con Trello

¿Alguna vez has deseado combinar todas tus listas de tareas en un solo lugar y compartirlas con tu equipo?  No busques más con Trello, una forma divertida y organizada de crear listas detalladas y asignarlas a diferentes miembros del equipo.  También puedes ordenar las tareas en categorías como Futuro, Actual y Completado.

10. Diseño gráfico con Canva

Todos hemos visto esos elegantes anuncios y carteles que todos los grandes negocios parecen lanzar, pero ¿cuál podría ser su secreto?  La respuesta es un software de diseño gráfico como Canva.  Simplemente busca un formato como un folleto o una publicación de Facebook, y añade algunas imágenes y texto para crear tu propio contenido profesional.

11. Fotos de stock con Pexels

Hablando de fotos, vas a necesitar algunas imágenes de alta calidad para hacer que tus publicaciones se vean realmente profesionales.  En lugar de contratar un estudio, puedes encontrar fotos de stock gratis en Pexels, una enorme base de datos de hermoso contenido visual.  Busca fotos por palabras clave como “música” o “empresarios”, y prepárate para sorprenderte.  Sólo asegúrate de dar crédito al fotógrafo si es solicitado.

12. Paletas de colores con Coolors

No todos nacemos con habilidades artísticas, y mucho menos con una comprensión innata de la teoría del color.  La próxima vez que necesites seleccionar un esquema de color para un sitio web, póster o publicación en redes sociales, dirígete a Coolors para navegar por un número infinito de combinaciones de colores científicamente agradables.  Simplemente presiona la barra espaciadora para desplazarse por las paletas, haz clic en los tonos favoritos para bloquearlos, o incluso utiliza los colores de una imagen.  A continuación, puede utilizar los códigos hexadecimales proporcionados para importar sus combinaciones en el software de diseño de su elección.

Esperamos que estas herramientas hagan tu trabajo mucho más fácil, para que tú y tu equipo puedan centrarse en las cosas que importan.  ¿Cuáles son tus formas favoritas de usar la tecnología para simplificar tu vida?  Haznos saber si nos perdimos alguna herramienta útil, ¡y manténte productivo!

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